1. Opening.
De voorzitter (Joop Bommer) heet allen hartelijk welkom in onze kantine.
Esther Veldboer, lid van het bestuur en Hans Udink, notulist, hebben zich afgemeld voor deze vergadering.
2. Notulen van de algemene ledenvergadering van 29-1-2016.
Zonder verdere op- of aanmerkingen worden de notulen goedgekeurd.
3. Ingekomen stukken en mededelingen.
11 leden hebben zich afgemeld voor deze vergadering.
4. Gecombineerd jaarverslag over 2016 [bestuur en commissies].
Het gecombineerd jaarverslag wordt zonder op- of aanmerkingen, maar met complimenten goedgekeurd.
5.Financieel verslag over 2016.
De penningmeester (Sander Kliphuis) presenteert de cijfers en waar nodig geeft hij toelichting op deze cijfers.
Onderdeel van de stukken voor deze vergadering is de toelichting op de balans/resultatenrekening.
Tijdens vergadering worden nog enkele punten benoemd:
De kantineopbrengst is feitelijk hoger dan in de resultatenrekening staat. Dit omdat de uitgave voor het nieuwe kassasysteem hier in één keer is meegenomen. De kantinecommissie heeft een uitstekend resultaat behaald in 2016, zeker als rekening gehouden wordt met het afgenomen ledental.
In tegenstelling tot andere jaren is ervoor gekozen om de KNLTB kosten apart op te nemen, waardoor de kosten die hiervoor gemaakt worden duidelijker naar voren komen.
Toernooien was een minder grote post dan begroot, omdat er op het moment dat begroot werd geen hoofdsponsor was. Later bleek dat Gorter & Partners hoofdsponsor werden waardoor we nu het Gorter & Partners KOMTIE-toernooi hebben. Hier zijn we blij mee.
Vanuit de vergadering wordt gevraagd naar plannen voor groot onderhoud. Dit omdat inmiddels een groot bedrag gereserveerd is. De penningmeester geeft aan dat de reservering gebaseerd is op ervaring van eerdere jaren, maar dat dit mogelijk inmiddels wel zijn plafond nadert. De voorzitter antwoordt dat de discussie over plannen voor groot onderhoud en kostenraming in 2017 gevoerd zal worden en mede afhangt van het ledenverloop en verwachtingen voor de komende jaren.
Vanuit de vergadering wordt ook groot onderhoud van de gravelbanen genoemd. Jan Huiberts geeft aan dat dat zijns inziens niet moet gebeuren omdat de banen er nog prima bij liggen. Wel zal er een kostenpost zijn voor de vernieuwing van het dak van het Paviljoentje. De voorzitter verwacht dat deze kosten voor STC zijn, maar dat nog gekeken zal worden of de gemeente hier iets in wil bijdragen.
De voorzitter bedankt de penningmeester voor zijn uitgebreide bijdrage.
6. Verslag Kascommissie.
De kascontrolecommissie bestond dit jaar uit Jelle Vrijhof en Ineke van de Woude (reserve, vervangt Henk van Zanten).
De commissie heeft schriftelijk meegedeeld dat de boeken en bescheiden over het boekjaar 2016 zijn gecontroleerd. De commissie is van oordeel dat de administratie keurig en correct is bijgehouden. Bij globale controle van de boeken en bescheiden zijn door hen geen onregelmatigheden aangetroffen. De commissie verzoekt daarom het bestuur de algemene ledenvergadering voor te stellen de penningmeester te bedanken en het bestuur te dechargeren voor het gevoerde beleid ten aanzien van het verslagjaar 2016.
De voorzitter bedankt de leden van de kascommissie voor het controleren van de boeken.
6. Vaststelling van het financiële verslag 2016.
Het financiële verslag wordt, zonder op-, aanmerkingen door vergadering goedgekeurd. De penningmeester wordt bedankt en het bestuur wordt decharge verleend voor het gevoerde beleid ten aanzien van het verslagjaar 2016.
7. Benoeming kascommissie.
Op voorstel van de voorzitter wordt besloten om Jelle Vrijhof en Ineke van der Woude te benoemen tot leden van de nieuwe kascommissie. Reserve wordt Henk van Zanten. De voorzitter bedankt de kascommissie voor hun medewerking gedurende het afgelopen jaar.
8. Begroting en vaststelling contributie 2017.
Penningmeester Sander Kliphuis geeft uitleg over de begroting voor 2017.
De opbrengst uit contributie is lager begroot dan in andere jaren. De verdere kostenstructuur is, afgezien van de kosten voor de jeugdtraining ,die nu via Tennisned loopt, vergelijkbaar met andere jaren. Er is wel een post trainingskosten opgenomen. Dit vanwege afspraken die met Tennisned zijn gemaakt voor onder andere de jongste jeugd en advies/taak-uren.
Om voor toekomstige investeringen gelden te kunnen blijven reserveren en om aanpassing aan het prijspeil te kunnen opvangen wordt voorgesteld de contributie te verhogen. Voor de senior leden met € 2.00 en voor de junior leden met € 1.00.
Voor 2017 gelden dan onderstaande bedragen:
Senioren, € 138,00 Voor senioren geldt de verplichting tot het draaien van kantinediensten.
Junioren, € 65,00 Je wordt senior wanneer je op 1 januari 18 jaar oud bent.
De aanwezigen stemmen in met het voorstel. De vergadering keurt de begroting voor 2017 goed en deze wordt vastgesteld.
John Duiven merkt op dat hij niet verwacht dat de sponsorinkomsten lager zullen zijn dan vorig jaar. Hij vindt de inkomsten zoals begroot daarom wat aan de lage kant. Hij roept tevens alle aanwezigen op om alert te zijn op bedrijven die mogelijk willen sponsoren en dit de sponsorcommissie te laten weten. Zij gaan daar vervolgens achteraan.
Gevraagd wordt of de verhoging van de contributie al meegenomen is in de begroting. De penningmeester geeft aan dat dat niet het geval is omdat de extra opbrengst daarvoor te klein is. Hij begroot graag conservatief.
Vanuit de vergadering wordt opgemerkt dat zeer gewaardeerd wordt dat de financiële positie van de vereniging zo positief is ondanks de teruggang in leden.
Kor Leegstra geeft aan dat de overgang naar Tennisned ook financieel gunstig was voor STC.
11. Evaluatie Beleidsplan en plannen STC 2017
Training
De voorzitter geeft Kor Leegstra het woord omdat deze de vergadering eerder moet verlaten.
Kor bedankt de leden voor alle attenties en belangstelling die hij heeft ervaren. Door een ongeluk voorjaar 2016 heeft hij wellicht blijvend letsel opgelopen waarvoor hij nog steeds aan het revalideren is.
Hij spreekt zijn waardering uit voor Wim Hogervorst die veel extra training heeft gegeven en samen met andere trainers snel heeft kunnen inspringen.
Kor noemt dat er veel overleg is met het bestuur van STC en de samenwerking goed verloopt. Hij is geschrokken van de afname van het ledental en zal zich blijven inzetten mensen te enthousiasmeren voor STC.
De voorzitter bedankt Kor voor zijn woorden en wenst hem een goed verder herstel. Ook hij geeft aan tevreden te zijn over de samenwerking met Tennisned.
Plannen STC 2017
De voorzitter geeft aan dat STC wordt geconfronteerd met een afnemend ledenaantal en dat het bestuur ervan uitgaat dat het ledenaantal voorlopig niet zal groeien. Op het KNLTB congres werd duidelijk aangegeven dat consolidatie van ledenaantallen al een hele prestatie is voor de verenigingen.
Het percentage afhakers binnen 1 a 2 jaar is heel groot. Het streven is daarom nieuwe mensen zo snel mogelijk aan het spelen te krijgen. STC start mede daarom een interne competitie, de KNLTB organiseert mede daarom extra competitiemogelijkheden.
Gevraagd wordt of de leeftijdsopbouw van STC vergelijkbaar is met de landelijke prognose van de KNLTB. Als onze vereniging ‘ouder’ is kan verwacht worden dat het ledental nog verder afneemt. Wim (Tennisned) geeft aan dat zijn indruk is dat de leeftijdsopbouw van STC vergelijkbaar is met andere verenigingen. Hierop ontstaat een discussie over de rol van nationale rolmodellen en in hoeverre de KNLTB dit voldoende stimuleert.
In gemeente Schagen zijn heel veel tennisverenigingen. Is er gemeentelijk beleid rond fusies? Voor zover bekend is dat er niet maar het lijkt zinvol met kleinere clubs in de omgeving te overleggen. Vanuit de KNLTB wordt samenwerking gestimuleerd, bijv. rond het vullen van competitieteams.
Er wordt gevraagd naar de mogelijke concurrentie van, of samenwerking mét Tennisvereniging de Ballen van Joop Nijziel. Deze heeft geen verenigingsstructuur zoals STC deze kent en de vraag is of dit elkaar zou kunnen aanvullen. Dit lijkt moeilijk omdat het een commerciële partij is. Er lijkt wel sprake van enige concurrentie. Het bestuur is daar attent op.
De voorzitter vraagt de vergadering wat zij vinden van het idee iets in het clubhuis te organiseren om meer mensen, liefst ook jongeren, naar de club te krijgen en zo het clubgevoel te versterken. Vanuit de vergadering wordt gezegd dat het een leuk idee is om eens te proberen maar er niet teveel van de verwachten. Eventueel kan bijv. een belavond gehouden worden om bij de leden te informeren naar belangstelling. Het is een maatschappelijke tendens dat mensen tegenwoordig wat minder verenigingsgericht te zijn.
Is het mogelijk is iets te organiseren om asielzoekers welkom te heten op onze club? De voorzitter antwoordt dat hierover bij de sportadviesraad gesproken werd. In deze periode van gebrek aan vrijwilligers lijkt het niet haalbaar.
Ten aanzien van het door de vereniging stimuleren van digitale ontwikkelingen wordt opgemerkt dat het belangrijk is dat mensen ook persoonlijk contact kunnen hebben. Dit wordt onderkend door het bestuur.
Komend jaar wordt door het bestuur gekeken naar Ledverlichting. Jan Huiberts adviseert hierover zo snel mogelijk een beslissing te nemen, onder andere in verband met subsidiemogelijkheden. De voorzitter geeft aan dat het om een grote uitgave gaat waarvoor verder informatie ingewonnen moet worden en vervolgens een plan met een begroting gemaakt moet worden. Het aantal toekomstige banen speelt hier eveneens een rol in.
Er wordt gevraagd in hoeverre het gelukt is nieuwe mensen meer op te vangen en te coachen binnen onze vereniging. Dit heeft de WTC op zich genomen maar heeft nog geen duidelijk effect. Ook voor de geïntroduceerde tennisapp om makkelijker af te spreken was weinig belangstelling. Voor komend jaar is het plan nieuwe leden uit te nodigen voor een avond met bestuur. Geadviseerd wordt dan ook expliciet te vragen naar wat zij verwachten van de vereniging.
De vergadering gaat verder akkoord met de schriftelijk ingebrachte plannen en voornemens van het bestuur.
12. Bestuursverkiezingen en andere mutaties.
Sander Kliphuis stelt zich niet herkiesbaar in de functie als bestuurslid/penningmeester. Het bestuur stelt voor Jaap Goudsmit te benoemen in de functie van bestuurslid/penningmeester.
Fenna Herrema stelt zich niet herkiesbaar in de functie als bestuurslid/voorzitter WTC. Het bestuur stelt voor Fenna Herrema te laten aanblijven als bestuurslid/voorzitter Activiteitencommissie tot een nieuwe bestuurslid/voorzitter Activiteitencommissie is gevonden.
Esther Veldboer is volgens rooster aftredend in de functie van bestuurslid/voorzitter JC en stelt zich herkiesbaar. Het bestuur stelt voor om Esther Veldboer te benoemen in de functie van bestuurslid/voorzitter JC.
Tinka Kriens is volgens rooster aftredend in de functie van bestuurslid/secretaris en stelt zich herkiesbaar. Het bestuur stelt voor om Tinka Kriens te benoemen in de functie van bestuurslid/ secretaris.
De voorstellen van het bestuur worden goedgekeurd.
Vanuit de vergadering wordt gevraagd waarom er nu niet voor is gekozen om de boekhouding tegen betaling door een extern iemand te laten doen. De voorzitter geeft aan dat dit nu niet nodig is omdat Jaap Goudsmit bereid is het penningmeesterschap op zich te nemen. Het blijft echter een aandachtspunt waarbij overigens altijd een penningmeester nodig blijft voor het voeren van financieel beleid.
Sander Kliphuis wordt, namens het zittende bestuur, bedankt door de voorzitter. Sander heeft de functie 5 jaar vervuld en heeft in deze periode een waardevolle bijdrage geleverd aan het financiële beleid van de vereniging. De vereniging staat er, met dank aan Sander, financieel goed voor.
13. Vacatures bestuur en commissies.
Tot op heden zijn vele vacatures nog niet vervuld. Voorzitter stelt aan de aanwezigen de vraag: “Wie vindt u geschikt voor de vacatures?” Hebt u namen geef ze dan alstublieft door aan het bestuur.
14. Rondvraag.
Er zijn geen vragen.
15. Sluiting.
De voorzitter [Joop Bommer] dankt allen hartelijk voor de inbreng en dankt allen voor de komst naar deze vergadering.
Hij wenst de aanwezige leden een goed en sportief tennisseizoen toe en sluit om 22.30 uur de vergadering.
Na afloop van de vergadering is er voor iedereen één consumptie voor rekening van de club.
Joop Bommer, voorzitter
Tinka Kriens, secretaris